インプルの堀江です。
早速ですが、皆さんは業務で
それ、いつまでに終わる？
と聞かれたことはあるでしょうか？
私はエンジニアになってからもう10年以上経ちますが、聞かない日はないと言っても過言ではないくらい必ず聞かれます。恐らく、エンジニアに限らず、クリエイター職の方は必ず一度は聞かれたことがあるのではないでしょうか。
「死ぬほど聞かれるということは、仕事をする上で死ぬほど大切なことなんじゃないか？」とふと思い、なぜ必要なのか、どうしたら良い回答ができるのか、を自分の中で整理して記事にしてみました。文章だらけで読みにくいかもしれませんが、最後までお付き合いいただけると幸いです。
実際にリーダーを経験してみて初めて分かった
死ぬほど聞かれる「タスクがいつ終わるか」という情報は、死ぬほど重要です。マネージャー、リーダーの役割を担っている人からすると、これが分からないままプロジェクトを進めるのはめちゃくちゃしんどいです。
例えば、その日の夕方に家族全員分の夕食を用意することになったとして、料理ができる人に手伝ってもらうとします。夕方までに用意しなければならないわけですから、必ず用意できると分かった状態で進めたいですが、
「いつまでに準備できる？」
と聞いて、
「分からない」
と返事が来たらどう思いますか？
だいたいの人が「えっどうしよう」「他の人に頼もうかな」と考えるのではないでしょうか。分からないくらいなら「できない」と言ってくれた方がよかった、とまで考えるケースもありそうです。
つまり、「それ、いつまでに終わる？」に対してしっかり答えられることは、クリエイターにとって死ぬほど必要なスキルとも言って過言ではありません。長年役に立つスキルなので、早い内からしっかり身につけておけば、周りのライバルを出し抜くことも十分できるのではないでしょうか。
アンチパターンから考える攻略法
あまり例は多くないですが、どう答えればいいか？について2点考えてみました。
所要時間が分かっていない
「それ、いつまでに終わる？」
「どのくらいかかるか分からないですが、この日までには終わると思います」
「・・・」
いや何やるかわかってるんかーいって話ですね。
つまり、何をやるのかが可能な限りイメージできていれば、どのくらいの時間がかかるのかがイメージしやすくなるはずです。もし何をやるのかが具体的にイメージできない時は、タスクを箇条書きでリストアップしてみましょう。
家族5人分の夕食を用意する、というタスクを例に挙げるなら、
- 献立を決める
- 材料を用意する
- 料理を作る
といった大まかなタスクに分解できそうです。
でもこの粒度だとまだどのくらいかかるかをイメージしにくいかもしれません。そんな時は、洗い出したタスクを更に細かくしましょう。例えば上記の「献立を決める」でいうなら、
- 献立を決める
- 家族に食べたい料理を事前に聞く
- 冷蔵庫にある食材を確認する
といった感じで更に細かくできそうです。どんどん細かくしていけば、1つ1つの細かいタスクにかかる時間がイメージしやすくなり、最終的にそれらを合計することで、大きなタスクを終わらせるのに必要な時間が分かります。
タスクを細かく分解することはすぐできることではないと思うので、どれくらいの時間がかかるか分からない時は「やることを洗い出すので、明日までに回答します」と答え、洗い出す時間をしっかり確保するようにしましょう。
先の予定が分かっていない
「それ、いつまでに終わる？」
「2時間くらいかかると思いますが、今日中に終わるかは分からないです」
「・・・」
いや今日何してんのって話ですね。
（だいぶ極端な例かもしれませんが）
まずは、これを言わなくても済むように自分の予定はしっかり把握しておきましょう。基本中の基本ともいえることですが、抱えるタスク量が増えるにつれて漏れたりすることがあります。世の中にはスケジュール、タスク管理をするためのアプリやサービスが多数ありますので、自分に合うものを選び、管理する習慣を早めにつけましょう。
また、急な割り込みタスクが入る可能性がある場合は、その割り込みタスクに使える時間をあらかじめ決めておけば、コントロールしやすくなります。（1日2時間は割り込みタスクに使える枠とする、など）自分だけではコントロールできない場合もありますので、困った時は上長やリーダーに相談して解決してもらうのが吉です。
あとこれはエンジニアあるあるとよく言われることなのですが、割り込みで依頼されたことに対して「すぐやります！」と安易に答えないようにしましょう。何も予定がないならいいんですが、メインのタスクが別にあって・・・というのがほとんどかと思いますので、優先度に基づいて決めることが大切です。
それでも先の予定がすぐ分からなくてどう返せばいいか迷う場合、個人的にオススメなのは「◯分以内に回答しますので待ってもらえますか？」と返事をすることです。1分も待てないという仕事はそうないですし、それでダメ！と言われたことは経験上なかったので、アリなのかなーと思っています。
まとめ
- それ、いつまでに終わる？に答えることは死ぬほど大切
- 雑に答えると信頼されないので、丁寧に情報を集めた上で答える
- タスクを細かく分解して、所要時間を洗い出しやすくする
- 自分の予定を確実に把握して、タスクを行う時間を確保する
以上となります！
至極当たり前のような話を少し大げさに書いてみましたが、これを書いている私は元々、時間、タスク管理がめちゃくちゃ苦手でした。なんならまだ今も苦手意識が残っているくらいです。
ただ、時間管理で苦い思いをしたからこそツールを使って効率良く管理しようと考えたり、実際にリーダー業務を経験し、タスク管理、スケジュール管理の大切さを知ったので、この記事が皆さんの仕事の役に少しでも立てば幸いです！